Bei der Entwicklung von Softwareprojekten und komplexeren Websites kommen im professionellen Umfeld so genannte Use Cases zum Einsatz.
Use Cases sollen es allen Projektbeteiligten ermöglichen, sich die Vorgänge und Eigenschaften, die ein System hat, welches von Endnutzern verwendet wird (z.B. ein Intranetportal), bildhaft vorzustellen.
Dies sind kleine Geschichten, die den Umgang verschiedener Nutzertypen und Akteure mit der Website beschreiben sowie die Art, wie sich das betreffende System verhält. Dabei werden Ziele der Website klar bzw. es wird auch klar, welche Szenarien man vermeiden möchte bzw. welche nicht so wichtig sind.
Wichtige technische Detailinformationen, die für das betreffende Projekt kritisch sind, werden dabei so unförmlich wie möglich, aber so präzise wie nötig in kleinen Nebensätzen eingestreut. Bei komplexeren modernen Webapplikationen zum Beispiel der Hinweis auf „zeitgemäße Browser“ oder den „schnellen Webserver mit Technologie XY in der Version Z“ der Webapplikation erwähnen.
Use Cases sind unabdingbar um brauchbar mit allen Projektbeteiligten (Kunde, Team, Projektleiter, Entwickler, Admins, externe, etc.) zu kommunizieren. Mit guten Use Cases wird die Grundlage für die fortführende Projektkommunikation gelegt und Missverständnisse und Konzeptfehler werden früh, das heißt dort wo sie noch am wenigsten kosten, aufgedeckt.
Für das Projekt notwendige Fachbegriffe werden in einem Glossar gepflegt und erläutert und bilden bei großen Projekten auch die Grundlage für Softwarearchitektur und ähnliche Dinge.